Etätyöt ovat muokanneet monen tietotyöläisen ja hänen perheensä arjen uuteen uskoon. Myös esihenkilöiden ja johtajien kannalta etätyö on tuonut uutta haastetta. Kuinka esimerkiksi pidän huolta, että johtamani tiimin työt sujuvat optimaalisesti etämoodissa. Kuinka esimiehenä kysyn etänä johdettavilta, että miten ihan oikeasti sinulla töissä sujuu. Se tärkeä puhe mikä perinteisesti on saatettu puhua työpaikan kahviautomaatilla kahden kesken kupin täyttymistä odottaessa.
Yksilöt kokevat etätyön usein kuormittavaksi mikä pitkittyessään uhkaa jaksamista
Olen ollut kuulemassa useita kertoja valmennusteni yhteydessä, kuinka tiimien jäsenet kuvaavat etätyötä kuormittavaksi. Tarinoista kuulee, kuinka paljon kaivataan työkaverin ja esihenkilön kohtaamista kasvokkain, epävirallisia keskusteluja ja yhteisiä sparraushetkiä.
Uhkakuvana yksilöillä on myös entistä isommat vaikeudet tehdä ero työ ja vapaa-ajan välille ja huolehtia omasta jaksamisesta. Uuden tilanteen edut ja haitat kukin meistä kokee kuitenkin hyvin yksilöllisesti.
Viestimme sanottavaamme paljon muillakin tavoin kuin vain puhuen
Ihmisten kohtaaminen Teams-palaverissa ei ole sama asia kuin ihmisten kohtaaminen työpaikalla tai neuvotteluhuoneessa. Viestinnästämme merkittävän iso osa on epäsuoraa. Viestimme sanottavaamme puhutun tekstin ohella kasvonilmein, puheenpainoin ja kehonviestein.
On selvää, että etäyhteyksien välityksellä osa sanattomasta viestinnästä jää pois. Tämä kuormittaa puhetta kuuntelevaa henkilöä, jonka aivot ovat tottuneet saamaan informaatiota kohdaten toisen ihmisen kasvokkain läsnätyössä.
Yrityksen yhteisöllisyys ja yhdessä tekemisen kulttuuri ovat kovassa testissä
Organisaatioiden kannalta etätyön aiheuttama yksi iso uhka on, kuinka yrityksissä pystytään säilyttämään yhteisöllisyys ja osallistava yrityskulttuuri. Etänä oleminen ajaa yksilöitä helposti omiin hiljaisiin nurkkiinsa, joista heidän äänensä ja tarpeensa eivät välttämättä välity muulle työyhteisölle.
Uusi normaali työnteossa tuo mukanaan myös etuja
Uusi tapa järjestää työ tuo paljon mukanaan myös positiivista. Voimme nauttia ja hyötyä uusista mahdollisuuksista: matkustusajan säästyminen, mahdollisuus syventyä ja keskittyä ilman keskeytyksiä sekä helppous yhdistää työ ja kodin arjen tehtävät. Monessa yhteydessä etätyöläiset ovat iloinneet myös perhepiirin lähentyneistä ihmissuhteista.
Hae aktiivisesti tasapainoa asiakeskeisyyden ja ihmiskeskeisyyden välillä ja vältä etätyöapatia
Keskeinen suunta, mitä tavoitella etätyökulttuurissa, on löytää oikea tasapaino tehtäväkeskeisyyden sekä epävirallisempien kohtaamisten välillä. Tehtävä ei ole helppo, koska yksi esihenkilöiden perustehtäviä on huolehtia, että sovitut tavoitteet toteutuvat. Sen vuoksi päivät täyttyvät helposti aamusta iltaan tiukan asia- ja tehtäväkeskeisistä Teams-palavereista.
Miten esihenkilönä saisin luotua myös epävirallisia kohtaamisia etäaikana? Yhtä oikeaa vastausta ei ole. Rohkeasti testaamalla oppii, mikä toimii. Vaihtoehtoja ei rajoita kuin mielikuvitus ja ajankäyttö: etäyhteydellä erikseen varattu vapaa agenda -palaveriaika, ulkona kävelypalaveri, puhelinsoitto tai puistonpenkillä tapaaminen.
Oleellista on löytää tapoja toteuttaa tunnejohtamista. Se on välttämätöntä ja tuiki tarpeellista asiajohtamisen rinnalla.
Iso osa etätyön ja tunteiden johtamista on löytää tavat vapaamuotoisempiin kohtaamisiin
Uskon, että etätyössä esihenkilön pitää varata kalenteristaan korostetun iso osa vapaamuotoisempaan vuorovaikutukseen johdettavien kanssa. Näissä kahdenkeskisissä hetkissä on mahdollisuus luottamusta kasvattavaan puheeseen.
Kahdenkeskisten, vapaamuotoisempien puhelin- tai Teams-tapaamisten ei tarvitse kestää kauaa. Järjestä tapaaminen usein ja lyhyesti. Se on paljon parempi kuin että tapaatte harvoin, jota sitten yritettä kompensoida istumalla pitkään. Luottamuksella ja yhteisöllisyydellä on mahdollisuus kasvaa joka kerta pienen askeleen, kun olette tekemisissä.
Kun luottamus on kunnossa niin keskusteluissa on helpompi fokusoida myös konkretiaan, esim. päivittäiseen työmäärään ja työajankäyttöön. Esihenkilö voi esim. kuulostella, pitääkö johdettavan tehtäviä rajata, jos etätyöpäivät kotona venyvät toistuvasti normaalia työaikaa pidemmiksi.
Testaa parityöskentelyä tuomaan etäarkeen lisää yhteistyö- ja sparrauskulttuuria
Myös yksilöllä ja tiimin jäsenillä on etäajan kommunikoinnissa erityisvastuu. Ei ole vain esihenkilön tai työnantajan asia järjestää etäkohtaamisia. Aktiivinen tiimiläinen ehdottaa sekä esihenkilölleen että kollegalleen yhteisiä hetkiä, jolloin voidaan kommunikoida vapaammin.
Yksinäisen etätyön helpottamiseen yksi vaihtoehto on hyödyntää parityöskentelyä. Tapaamiset on helppo mahduttaa kahden henkilön kalentereihin. Parityöskentely on hyödyllistä, koska tekemiseen ja keskusteluun tulee sparrausparin rikastavat näkökulmat heti mukaan.
Tulevaisuuden etä- ja hybridityön malleja rakennetaan nyt
Itse uskon, ettei paluuta vanhaan ole. Olemme juuri vauhdilla kehittämässä uutta työnteon mallia. Monenkirjavat tavat, paikat ja ajat tehdä työtä ovat tulleet jäädäkseen.
Etsimme ja testaamme ratkaisuja, joissa toteutuu yksilöiden tarve yhteisöllisyyteen. Yritykset tavoittelevat malleja, joilla voidaan jatkaa vahvaa yhteistyön kulttuuria ja ylläpitää hyvää yhteishenkeä.
