Miten voit kehittyä vuorovaikutuksen ja kommunikoinnin keskeisissä osaamisissasi ja nousta mestarien joukkoon? Kirjoituksen alussa nostan esiin myös haasteita, joita uuden ajan hybridityö asettaa tavoillemme olla vuorovaikutuksessa toinen toistemme kanssa.
Työn arjessa kohtaamme erilaisia vuorovaikutustilanteita ja -tarpeita. Työyhteisöjen sisäiset keskustelut kuvataan usein erilaisiksi kuin tapaamiset ulkoisen yhteistyötahon esim. asiakkaan kanssa.
Käyttäydymme tutussa työporukassa usein vapaammin ja ilmaisemme tunteita suoremmin kuin virallisemmissa tapaamisissa. Se on hyvä asia ja ajattelen sen olevan inhimillistä. Tutussa palaverissa emme aina jaksa keskittyä toisten sanomisiin ja kuunnella aidosti toisen näkökulmaan. Olemme ehkä liian keskittyneitä omiin ajatuksiimme tai liian stressaantuneita.
Etä- ja hybridityö tuo uusia haasteita vuorovaikutustaitoihimme. Monen yrityksen HR:n huoli on kuinka huolehdimme kohtaamisten laadusta
Kokonaan omat haasteet ja uudet vaatimukset tulevat esiin, kun teemme töitä ja kommunikoimme etänä tai hybridinä eli etä- ja läsnätyön yhdistelmänä. Tätä ovat pohtineet useiden yritysten HR-edustajat. Miten esimerkiksi onnistun vetämään palaverin, jossa on mukana osallistujia sekä etäyhteyden päässä että paikan päällä neuvottelutilassa?
Todellinen uhka etäkohtaamisissa yhdistettynä tämän ajan kiireen tuntuun on ihmisten välisten kohtaamisten kapeutuminen entisestään. Etäyhteyden avulla käytössä eivät ole samat koko kehonkielen välineet kuin mitä meillä on fyysisesti tavattaessa.
Kohtaamisista meihin jäävä tunnejälki voi tällöin olla ohut. Kuinka esimerkiksi huolehdin etäaikana, että myös kaikkein hiljaisimmat puurtajat saavat äänensä kuuluviin ja uskaltavat osallistua kukin omalla tyylillään?
Riskinä nopeutuvassa ja täysin asiakeskeisessä kommunikoinnissa ovat turhat väärinymmärrykset sekä uusien ideoiden hautautuminen
Toinen haastava alue on vuorovaikutuksen keskittyminen vain asiakysymyksiin. Tällöin vapaammille ihmisten välisille ajatustenvaihdoille jää vain vähän tilaa ja aikaa. Erilaisten, ei välittömästä hyötyä tuottavien, ajatusten pallottelu jää niukaksi. Se on riski yksilön tarpeelle tulla kuulluksi.
Riskinä nopeutuvassa ja täysin asiakeskeisessä kommunikoinnissa voivat olla väärinymmärrykset ja hyvien uusien ideoiden hautautuminen organisaation päivittäisen puurtamisen alle. Mitä vähemmän meillä yksilöinä on kykyä tai mahdollisuutta kuunnella toista ja yrittää aidosti ymmärtää hänen näkökulmaansa, sitä isompi on väärinymmärrysten määrä.
Etätyö yhdistettynä kapeaan vuorovaikutukseen ja tunneälyn taitojen puutteisiin on iso haaste tiimin yhteistyön laadulle
Laadukkaan tiimityön irvikuva on tilanne, jossa tiimin jäsenillä on koko ajan toivoton kiire juosta eteenpäin. Kuulen näitä tarinoita työssäni usein. Tällöin kukaan ei ehdi pysähtyä hetkeksikään eikä nousta tarkastelemaan kokonaisuutta eikä tekemisen laatua.
Tällöin uudet ideat pääsevät hyödyttämään ja näkymään tiimin työn tuloksissa vain harvoin. Tiimityön tavoite on haastettuna: kuinka tuotamme lisäarvoa laadukkaan yhteistyön tuloksena enemmän kuin mitä yksilöt yksinään pystyvät luomaan?
Kuinka voisin kehittää omia taitojani ja vastata hybridityön mukanaan tuomiin haasteisiin? Ensin katse omaan tyyliin olla vuorovaikutuksessa
Ensimmäinen asia kehittymisessä on pohtia, kuinka hyvin tunnet oman kommunikointityylisi. En tarkoita persoonallista tapaasi ja pohjavirettäsi tehdä asioita ja olla vuorovaikutuksessa. Tarkoitan tyypillistä ulospäin näkyvää ja toisille tuntuvaa tyyliäsi kommunikoida erilaisissa tilanteissa, esimerkiksi:
- Millainen on minun oma, arvokas ja persoonallinen kommunikointityylini?
- Kuinka paljon ja miten se vaihtelee eri työtilanteissa ja ajan kuluessa?
- Miten tyylini ilmaista itseäni muuttuu silloin, kun omat tunteeni ovat pinnassa?
- Miten tyylini muuttuu, kun olo on väsähtänyt?
- Kuinka usein kysyn muilta, millaisena kommunikoijana he minut näkevät ja kokevat?
Omaa arvokasta persoonallisuuttaa ei tarvitse eikä pidä yrittää muuttaa joksikin toiseksi. Keskeistä on pysähtyä silloin tällöin. Se antaa mahdollisuuden pohtia, mahdollistaako oma kommunikointityyli sellaisen yhteistyön ihmisten kanssa, jollaista haluat heidän kanssaan tehdä.
Millaisen tunnejäljen kommunikointityylisi jättää toisiin ihmisiin?
Jos olet erittäin hiljainen kaikissa yhteisissä etätapaamisissa, niin annat jonkin kuvan itsestäsi muille. Toisaalta jos olet koko ajan äänessä jokaisessa tilanteessa, se vaikuttaa tunteisiin, mikä tyylisi perusteella muille henkilöille yhteistyötilanteista jää.
Voit oppia tuntemaan paremmin oman vuorovaikutustyylisi töissä ja tunnistaa mahdolliset vältettävät sudenkuopat. Voit myös tietoisesti ylläpitää ja kehittää vahvuuksiasi. Suosittelen lämpimästi, että pyydät palautetta läheisiltä työkavereilta omasta tyylistäsi kommunikoida. Se on tehokas ja yhteistä luottamusta lisäävä tapa tulla tietoisemmaksi omasta tyylistään.
Ota huomioon kommunikoijana että puhut ja viestit pitkälti sitä mitä tunnet ja ajattelet. Tunnista tunnelukkosi
Kehittymispolulla vuorovaikutuksen mestariksi miettisin seuraavaksi omia tunnetaitojani. Ne kun vaikuttavat meillä ihmisillä merkittäväsi siihen, miten kommunikoin toiselle ihmiselle.
Esimerkki tunteiden vaikutuksesta kommunikointiin on joutuminen tunnekuohun valtaan. Tällöin ei kannata jatkaa keskustelua (tai huutamista, vaatimista). Pitäisi ymmärtää oma tilanne ja antaa aikaa tunnekoukun ensin laantua pois. Teoriassa helppoa mutta käytännössä meille kaikille se on usein vaikeaa.
Tunteet tarttuvat ja leviävät myös etäyhteyden välityksellä. Tunteet ja tunneäly ovat tärkeitä ja ne kuuluvat työpaikalle
Yritä seuraavalla kerralla havainnoida mitä kuulet, kun joku henkilö on ärtynyt tai vihainen. Todennäköisesti kuulet puhetta, jossa korostuvat nopeat ratkaisut ja kyvyttömyys nähdä oma osuus asiassa. Varo provosoitumasta ja havainnoi itseäsi, sillä tunteet tarttuvat nopeasti. Ja ne tarttuvat myös etäyhteyden välityksellä.
Tunteiden, ajattelun ja ulospäin näkyvän kommunikoinnin yhteyttä kuvataan usein jäävuorimallina. Veden pinnan alla oleva iso osa meidän vuorovaikutustamme on tunteita, ajattelua, uskomuksia, minäkuvaa ja tarpeita. Useimmat niistä ovat tiedostamattomia.
Jäävuoren veden pinnan yläpuolella olevan osan muodostavat esim. näkyvä viestintä, puhe, toiminta ja tavat. Olemme itse tietoisia niistä.
Hyödy omista tunteistasi kuulostelemalla ajoittain, mitä ne sinulle omasta itsestäsi kertovat. Nimeä muutama tunne silloin tällöin
Voit käyttää tunteita hyväksesi kuulostelemalla silloin tällöin mitä omat tunteesi sinulle yrittävät kertoa. Voit itse valita muutaman, mitä monista tunteistasi otat tarkempaan käsittelyyn. Voit harjaannuttaa itseäsi edelleen nimeämällä tunteet mahdollisimman tarkasti.
Mitä hyötyä sinulle voi olla tunteiden nimeämisessä? Voit hyötyä siitä oman mielen parempana tasapainona ja hallintana. Tällöin oma viestintäsi haastavissakin vuorovaikutustilanteissa on omalta puoleltasi sellaista kuin haluat sen olevan.
Vinkki kuinka jatkaa kehittymistä kommunikoijana: Auta puhujaa onnistumaan ja ylittämään itsensä
Voit kuuntelijana auttaa puhujaa entistä parempaan sisältöön ja innostuksen kasvuun toimien aidosti seuraavasti:
- Katso puhujaan, etänä pidä kamerasi päällä
- Reagoi puheeseen ilmeillä, pienillä välisanoilla, nyökkäyksillä tai hm, mmm -äännähdyksin. Käytä niitä etänä sopivasti silloin kun mahdollista. Ne osoittavat puhujalle, että seuraat hänen puhettaan.
- Kysy lisää
- Keskity täysin äläkä tee samalla muuta
- Epäselvissä kohdissa kerro puhujalle, kuinka ymmärsit hänen sanomansa asian
Voit siis yllä olevia taitoja soveltaen auttaa puhujaa ylittämään itsensä. Ajatuksena puhujan auttaminen onnistumiseen on yksi hienoimmista eteeni tulleista ajatuksista vuorovaikutuksen parantamisessa.
Toisen tarinan ja puheen kuuntelu on taitolaji, jota sinun kannattaa kehittää jatkuvasti osana omaa edistymistäsi
Kuuntelemme päivittäin toisiamme paljon, mutta hämmästyttävän vähän kiinnitämme huomiota kuuntelun laatuun. Kuulenko oikeasti, mitä äänessä oleva yrittää sanoa ja mikä hänen näkökulmansa käsiteltävään asiaan on? Kuuntelemisen ja kuulemisen taitoon kuuluvat esimerkiksi seuraavat näkökulmat
- Mikä on tarinan tai puheen asiasisältö ja ajatukset?
- Millaisia tunteita puhe välittää suorasti tai epäsuorasti?
- Mitä kertoja todella sanoo ja mikä on kertojan tahto?
Oman kuuntelun parantaminen on syytä aloittaa siten, että keskittyy kuunteluun jokaisessa tilanteessa. Tämä tarkoittaa, että ajatukset ja keskittyminen ovat täysin puheessa ja puhujassa eikä ole tilaa tehdä muita asioita, esim. vilkuilla viestejä kännykästä tai vastata sähköposteihin.
Kehitä kuuntelutaitoasi kokonaan uudelle tasolle tavoitteena ymmärtää toisen maailmaa täysin sillä hetkellä
Seuraava taso oman kuuntelun parantamisessa on pohtia ja harjoitella, mistä näkökulmasta käsin kuuntelet toista. On mahdollista oppia arvokas kuuntelun taito, joka valitettavasti on meistä ihmisistä harvalla. Tällöin pystyt siirtämään oman mielipiteesi käsiteltävästä asiasta sivuun hetkeksi.
Se mahdollistaa suuntamaan huomiosi täysin toiseen henkilöön. Tavoite on pyrkiä ymmärtää toisen maailmaa täydellisesti sillä hetkellä. Oma näkemys, mielipide ja mahdollinen ajattelu oman tulevan puheenvuoron sisällöstä ovat sivussa, eivätkä ne pääse häiritsemään kuulemista ja ymmärtämistä.
Kysyminen on keskeisessä roolissa hyvässä kommunikoinnissa. Etänä sen merkitys korostuu
Seuraava porras mestarilliseksi vuorovaikuttajaksi kehittymisessä on oppia kysymään kulloinkin tarkoituksenmukaisia kysymyksiä. Kun pystyt yhdistämään läsnä olevaan kuunteluun tehokkaan kysymisen, olet ottanut merkittäviä askeleita oman vuorovaikutuksesi kehityspolulla.
Olet ehkä kuullut, että ”sitä saat mitä kysyt”. Se pitää täsmälleen paikkansa. Et ole ehkä tullut ajatelleeksi, että fiksuilla kysymyksillä voit saada aikaan monia eri tapahtumia. Kysymysten esittämisen voisi ajatella tähtäävän kolmeen tavoitteeseen
- Kysyminen on kiinnostusta ymmärtää asiasisältöä paremmin
- Kysyminen on kiinnostusta ymmärtää puhujan näkökulmaa paremmin
- Kysyminen on puhujan auttamista laajempaan ajatteluun
Voit siis todellakin auttaa kertojaa merkittävästi laajentamaan hänen ajatteluaan ja auttaa häntä löytämään uusia oivalluksia. Tällöin yhteinen keskustelu on laadukasta. Siinä voi kehkeytyä ja löytyä täysin uusia näkökulmia tai ratkaisuja käsiteltävään asiaan.
Mitä enemmän käsiteltävä asia on arkaluontoinen, sen enemmän hyödytte esimerkiksi seuraavista avoimista kysymyksistä.
- ”Miltä kertomasi tilanne tuntui?”
- ”Mitä tarkoitit sillä…?”
- ”Miten onnistuit pääsemään tilanteessa eteenpäin?”
Ratkaisukeskeinen ja myönteinen viestintä on aina hyvä valinta, koska aivomme saavat siitä hyviä virikkeitä
Kiinnitä huomiota arkityössäsi sekä omaan sisäiseen puheeseesi itsellesi että työporukan kesken viestittävään puheeseen. Kannattaa silloin tällöin pysähtyä ja pohtia, kuinka myönteisiä ja ratkaisukeskeisiä puheet ovat. Myönteiseen ja rakentavaan sävyyn esitetty ongelmien määrittely johtavat paljon todennäköisemmin uusiin ratkaisuihin. On siis väliä, miten määrittelet ongelman tai epäkohdan.
En puhu päälle liimatusta, teennäisestä positiivisuudesta. Puhun aidon, rehellisen perusmyönteisen puheen ja ajattelun hyötyjen puolesta.
Mikä on sinun oma seuraava kehittymisaskeleesi matkalla kohti mestarillista kommunikointia? Tämä aihe nousee tulevaisuudessa esille monessa HR koulutuksessa
Edellä on esitetty tärkeitä etappeja matkalla kohti mestarillista vuorovaikuttamista: oma kommunikointityyli, puheen ja esiintymisen sävy, kuulijoille välittyvät tunteet, tunteiden hyödyntäminen, kuuntelu, kysyminen ja myönteinen näkökulma.
Hyvän ja onnistuneen viestinnän edellytykset etä- ja hybridityössä voi kokonaisuutena ajatella muodostuvan seuraavista näkökulmista
- Yhteinen kieli
- Tilannearviointi, havainnointi, pysähtyminen tilanteeseen
- Keskustelu = läsnäolo, kuuntelu, kysyminen, aito kiinnostus
- Tunteiden tunnistaminen ja hyödyntäminen
- Ympäristö- ja asiayhteydet
Mikä on sinun oma seuraava kehitysaskeleesi, jota aiot testata omassa vuorovaikutuksessasi matkalla kohti mestaruutta?
